Regulamin usługi RCP Karta

wraz z umową powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO) · wersja dla rejestracji przez stronę rcpkarta.pl · obowiązuje od 11.11.2026

§ 1. Kto jest kim

1. Usługodawca — dostawca systemu RCP Karta, z siedzibą w Krakowie; pełne dane firmy (nazwa, adres, NIP) podajemy na każdej fakturze oraz e-mailem na życzenie Klienta. Kontakt: tel. +48 502 891 411, e-mail rcpkarta@gmail.com.
2. Klient — przedsiębiorca, który korzysta z usługi na potrzeby swojej działalności. Usługa nie jest przeznaczona dla konsumentów.
3. Usługa — ewidencja czasu pracy kartą lub brelokiem NFC: aplikacja na telefon z Androidem, zapis odbić do Arkusza Klienta, raporty na e-mail (PDF i Excel), opcjonalnie zdjęcie przy odbiciu.
4. Arkusz Klienta — arkusz Google z ewidencją Klienta wraz z folderem na raporty i zdjęcia. Usługodawca zakłada go i utrzymuje w ramach Usługi, a Klient dostaje do niego stały dostęp (podgląd folderu i edycja arkusza) — Klient nie musi nic zakładać ani niczego udostępniać.
5. Punkt — jedno miejsce pracy (lokal, kuchnia, magazyn), w którym stoi telefon do odbijania kart.
6. Strona — serwis rcpkarta.pl z formularzem rejestracji.

§ 2. Zawarcie umowy

1. Umowa zostaje zawarta, gdy Klient wypełni formularz rejestracji na Stronie, zaznaczy akceptację Regulaminu i potwierdzi adres e-mail linkiem z wiadomości (forma elektroniczna, art. 28 ust. 9 RODO). Papier ani podpis nie są potrzebne.
2. Umowę można też zawrzeć, odpowiadając na e-mail z Regulaminem słowami „Akceptuję regulamin RCP Karta”.
3. Osoba wypełniająca formularz oświadcza, że jest uprawniona do działania w imieniu Klienta.
4. Umowa jest zawarta na czas nieokreślony.
5. Do korzystania z Usługi potrzebne są: telefon z Androidem 7 lub nowszym i modułem NFC, dostęp do internetu oraz skrzynka e-mail. Otwarcie Arkusza Klienta wymaga konta Google.

§ 3. Okres próbny

1. Pierwsze 30 dni od założenia konta są bezpłatne.
2. Jeśli w tym czasie Klient napisze, że rezygnuje, nic nie płaci i odsyła otrzymane karty i breloki; w Krakowie i okolicach Usługodawca może odebrać je sam. Za karty i breloki, których Klient nie zwróci, płaci 12 zł netto za sztukę.
3. Jeśli Klient zostaje, po okresie próbnym płaci jednorazowo za wdrożenie i od tego dnia abonament. Fakturę Usługodawca wysyła przed końcem okresu próbnego. Jeśli faktura nie zostanie opłacona w terminie, stosuje się § 5.

§ 4. Opłaty

1. Wdrożenie: 490 zł netto jednorazowo, płatne po okresie próbnym — założenie konta i Arkusza Klienta, konfiguracja, 10 kart lub breloków, szkolenie oraz pomoc przy instalacji aplikacji (telefonicznie, a w Krakowie i okolicach na miejscu).
2. Abonament za Punkt, miesięcznie: 49 zł netto do 15 osób, 89 zł netto od 16 do 30 osób, 149 zł netto od 31 osób. Liczba osób = aktywne karty przypisane do Punktu w danym miesiącu.
3. Dodatkowa karta lub brelok, także w miejsce zgubionej lub uszkodzonej: 12 zł netto za sztukę. Do wysyłki dodatkowych kart doliczamy koszt przesyłki podany przy zamówieniu. Klient może używać własnych kart lub breloków NFC 13,56 MHz (np. NTAG213, NTAG215).
4. Do cen dolicza się VAT 23%. Abonament płatny z góry za miesiąc, na podstawie faktury, w terminie 7 dni.

§ 5. Brak płatności

1. Jeśli faktura nie zostanie opłacona w terminie, Usługodawca może wstrzymać działanie aplikacji. Telefon pokazuje wtedy komunikat „Aplikacja wstrzymana”.
2. Wstrzymanie nie usuwa żadnych danych — Arkusz Klienta pozostaje w całości i Klient nadal ma do niego dostęp.
3. Po zaksięgowaniu wpłaty aplikacja wraca do działania w ciągu kilku godzin.

§ 6. Rezygnacja

1. Klient może zrezygnować w każdej chwili, e-mailem lub telefonicznie, bez okresu wypowiedzenia i bez kar.
2. Umowa kończy się z ostatnim dniem opłaconego miesiąca. Opłacony abonament nie podlega zwrotowi.
3. Po zakończeniu Usługodawca wysyła Klientowi całą ewidencję w pliku Excel (a na życzenie przepisuje Arkusz Klienta na konto Google Klienta) i w ciągu 14 dni usuwa dane ze swojej strony. Klient może poprosić o kopię danych w dowolnym momencie trwania umowy.

§ 7. Obowiązki stron i odpowiedzialność

1. Klient zapewnia telefon z Androidem i NFC oraz dostęp do internetu (bez internetu odbicia czekają w telefonie i wysyłają się później). Aplikację Klient instaluje według instrukcji, z pomocą telefoniczną Usługodawcy; w Krakowie i okolicach Usługodawca może zainstalować ją na miejscu.
2. Klient sprawdza ewidencję i uzupełnia braki (np. zapomniane wyjście). Ewidencja czasu pracy w rozumieniu art. 149 Kodeksu pracy pozostaje obowiązkiem Klienta jako pracodawcy.
3. Usługodawca dba o działanie aplikacji i jej aktualizacje. Karty i breloki zgubione lub uszkodzone wymieniamy odpłatnie — 12 zł netto za sztukę (§ 4).
4. Usługodawca nie odpowiada za przerwy wynikające z awarii Google, operatora internetu lub telefonu Klienta. Odpowiedzialność Usługodawcy jest ograniczona do sumy opłat za ostatnie 3 miesiące.

§ 8. Powierzenie przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO)

1. Administratorem danych osobowych pracowników i współpracowników Klienta jest Klient. Klient powierza Usługodawcy przetwarzanie tych danych wyłącznie w celu świadczenia Usługi.
2. Zakres danych: imię i nazwisko, numer karty lub breloka, data i godzina wejścia i wyjścia, Punkt; jeśli Klient włączy zdjęcie przy odbiciu — także wizerunek. Kategorie osób: pracownicy, zleceniobiorcy i inne osoby pracujące u Klienta.
3. Charakter przetwarzania: zapis, przechowywanie, zestawienie w raporty, wysyłka raportów na adres wskazany przez Klienta. Czas: przez okres obowiązywania umowy.
4. Usługodawca:
   1. przetwarza dane tylko na udokumentowane polecenie Klienta — poleceniem jest niniejszy Regulamin i ustawienia wybrane przez Klienta w aplikacji;
   2. zapewnia, że dostęp do danych mają tylko osoby upoważnione i zobowiązane do zachowania poufności;
   3. przechowuje dane w usługach Google (Dysk Google, Arkusze) na koncie firmowym Usługodawcy, w centrach danych na terenie Unii Europejskiej;
   4. stosuje środki z art. 32 RODO: dostęp tylko przez konto Google zabezpieczone weryfikacją dwuetapową, szyfrowane połączenia, osobny arkusz dla każdego Klienta, klucz instalacji i PIN kierownika, automatyczne usuwanie zdjęć po ustawionym czasie;
   5. korzysta z usług Google (Dysk Google, Arkusze, Gmail, Apps Script) jako dalszego podmiotu przetwarzającego — Klient wyraża na to zgodę; o innym dalszym podmiocie Usługodawca uprzedzi Klienta e-mailem z 14-dniowym wyprzedzeniem, a Klient może się sprzeciwić;
   6. pomaga Klientowi w realizacji praw osób (dostęp, sprostowanie, usunięcie danych) i w obowiązkach z art. 32–36 RODO;
   7. zgłasza Klientowi naruszenie ochrony danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 24 godzin od jego wykrycia;
   8. po zakończeniu umowy usuwa dane zgodnie z § 6 ust. 3;
   9. udostępnia Klientowi informacje potrzebne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO i umożliwia kontrolę po uprzedzeniu z 7-dniowym wyprzedzeniem;
   10. informuje Klienta, jeśli jego polecenie narusza przepisy o ochronie danych.
5. Klient informuje pracowników o ewidencji kartą (i o zdjęciu, jeśli je włączy). Wzory obwieszczenia, zapisu do regulaminu pracy i informacji dla pracownika Usługodawca udostępnia na Stronie.

§ 9. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące działania Usługi Klient zgłasza e-mailem na adres rcpkarta@gmail.com albo telefonicznie.
2. Usługodawca odpowiada na reklamację w ciągu 14 dni.

§ 10. Postanowienia końcowe

1. O zmianie Regulaminu Usługodawca informuje e-mailem z 30-dniowym wyprzedzeniem. Klient, który się nie zgadza, może zrezygnować przed wejściem zmian w życie.
2. Dane podane w formularzu rejestracji Usługodawca przetwarza zgodnie z polityką prywatności.
3. W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie, w szczególności Kodeks cywilny i RODO. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.